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Wie Sie Mailings zur Neukundengewinnung versenden – und zwar DSGVO-konform

Ich habe diesen Artikel mit Unterstützung meines Kooperationspartners MailCom GmbH verfasst. Der Artikel ist werbend.

E-Mail Direktmarketing ist in Deutschland heute leider nicht mehr rechtssicher möglich. Dies liegt im Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und der im Mai 2018 von der EU erlassenen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) begründet. So drohen Abmahnungen und Unterlassungsansprüche seitens der Betroffenen. Selbst telefonisches Direktmarketing für Unternehmen ist durch das UWG nur noch mit deutlichen Einschränkungen möglich.

Dieser Artikel soll einen der derzeit sichersten Wege des Direktmarketings beleuchten: postalische Mailings. Viele denken dabei an umständliches Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden von Briefen. Dabei ist all dies nicht mehr notwendig mit dem richtigen Dienstleister. Denn postalische Mailings sind heute so einfach wie E-Mails versenden.

3 Voraussetzungen sind dafür nötig:

Erstens: Direktmarketingadressen besorgen

Um ein erfolgreiches postalisches Mailing zu erstellen, benötigen Sie zunächst Firmenadressen. Hier empfehle ich meinen Kooperationspartner MailCom. Das Unternehmen hat seine Wurzeln in der Adresspflege und ist bereits seit über 40 Jahren in diesem Bereich tätig.

Die MailCom Firmenadressen umfassen 3 Millionen Datensätze von Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Daneben ist MailCom eines der wenigen Unternehmen, das seine Firmenadressen zusammen mit einem Selektionsprogramm vertreibt.

So können auch IT Laien einfach Branchen und Adressen auswählen und exportieren. Die Firmenadressen von MailCom sind sofort einsatzbereit, denn sie umfassen neben der Anschrift auch die Anrede und in der Regel den Ansprechpartner. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht für mehrere tausend Datensätze Anreden formulieren müssen und Ihr Mailing personalisieren können.

Falls das Komplettpaket mit 3 Mio Firmenadressen für Ihre Zwecke zu umfangreich ist, können Sie bei der MailCom sowohl Branchenselektionen, als auch Städte/regionale Selektionen direkt Online erwerben. Auch zu individuellen Firmenadressen-Selektionen können Sie sich unter https://www.mailcom-firmenadressen.de/ in einem persönlichen Chat von dem MailCom-Team beraten lassen.

Über den Gutscheincode “HEINI” erhalten Sie übrigens 50€ Rabatt bei Ihrer Bestellung der 3 Mio Firmenadressen. Die MailCom Firmenadressen können Sie entweder über dieses Bestellformular oder online unter www.firmenadressen-flatrate.de bestellen.

Werbehinweis: ich erhalte Verkaufsprovisionen von der MailCom bei Angabe meines Gutscheincodes

Kaufen Sie jetzt die MailCom Firmenadressen: 3 Mio. Firmenadressen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz für nur 780 Euro zzgl. 19 % USt!

Wenn Sie bei der Bestellung das Kennwort „HEINI“ angeben, bekommen Sie 50,- Euro (netto) Rabatt.

 

Zweitens: Edi-Texteditor

Sie benötigen ein Programm für Serienbriefe, um postalische Mailings im größeren Maßstab versenden zu können. Hier empfehle ich den Edi-Texteditor. Dieses Programm kann Word Dateien einlesen, funktioniert jedoch auch als eigenständige Textverarbeitung.

Ich halte es durch seine leichte Bedienung auch als für Neueinsteiger gut geeignet. Mit diesem Programm können Sie Ihre Firmenadressen-Selektion einlesen und dann die Variablen für Ihren Serienbrief festlegen. Laden Sie sich dieses Programm im Browser kostenlos unter http://www.edi-texteditor.com/de/download/index.html herunter.

 

Drittens: Emailbrief.de Account

Zuletzt benötigen Sie ein Tool zum verschicken Ihrer Serienbriefe per Post. Hier bietet sich der Online-Anbieter emailbrief.de an. Dieser druckt, kuvertiert, frankiert und versendet Briefe für Sie zu einem fairen Preis. Der postalische Versand erfolgt innerhalb eines Tages nach Übermittlung des Serienbriefes als PDF-Datei.

Erstellen Sie dafür zuerst ein Konto, indem Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail Adresse und Ihre Telefonnummer in das Formular auf der Hauptseite unter https://emailbrief.de/ eintragen und auf “Jetzt kostenlos anmelden” klicken. Anschließend sollten Sie von emailbrief.de eine E-Mail mit Ihrem Initialpasswort erhalten. Damit können Sie sich nun im Nutzerbereich anmelden. Dort finden Sie später auch eine Übersicht über die von Ihnen versandten Briefe.

 

Wie Sie Firmenadressen in den Edi-Texteditor importieren

In diesem Kapitel erkläre ich Ihnen schrittweise, wie Sie Firmenadressen in den Edi-Texteditor importieren. Bevor der Serienbrief geschrieben werden kann, müssen zuerst die Firmenadressen für die Nutzung im Edi-Texteditor exportiert werden.

Falls Sie die MailCom Firmenadressen Anwenderversion besitzen, öffnen Sie das Selektionsprogramm Adress-Select. Die nächsten Schritte sind:

# Sie erstellen die gewünschte Adressenselektion.

# Sie klicken anschließenden auf „Suchen“.

# In dem neuen Fenster (Abb. 1) können Sie die Adressen in Form einer CSV-Datei abspeichern, indem Sie auf „Adressen exportieren“ klicken.

Abb. 1: Adressimport mittels Adress-Select

# Starten Sie jetzt den Edi-Texteditor und öffnen Sie unter “Datei>>Öffnen” die von Ihnen erstellte Datei. Falls Sie kein Adress-Select besitzen und eine individuelle, regionale oder eine Branchenselektion von MailCom haben, öffnen Sie die XLS-Datei Ihrer Selektion. Die Vorgehensweise sollte auch mit Dateien anderer Anbieter funktionieren, ggf. müssen Sie noch die Anrede ergänzen. Das Fenster sollte wie in Abb. 2 aussehen.

 

Abb. 2: Tabellenteil des Edi-Texteditors

# Markieren Sie nun die Variablen in der ersten Zeile (rot umrahmt in Abb. 3) und wählen Sie in der oberen Leiste “Serienbriefe” aus. Drücken Sie dort auf das kleine Symbol neben “Namen”.

# Markieren Sie die Zellen mit den Werten (grün umrahmt in Abb. 3). Drücken Sie wieder im Reiter “Serienbriefe” auf das kleine Symbol neben “Werte”.

 

Abb. 3: Markieren der Variablen/Werte

# Wechseln Sie nun im Programm unten links in den Textteil.

 

Wie Sie einen Serienbrief schreiben

In diesem Kapitel erkläre ich Ihnen schrittweise, wie Sie mithilfe des Edi-Texteditors einen professionellen Serienbrief erstellen.

Zum Erstellen eines Serienbriefes führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

  1. Auf der linken Fensterseite des Textteils finden Sie die von Ihnen erstellten Variablen, die Sie an den erforderlichen Stellen zur Integration in den Text anklicken können.
  2. Nun können Sie den Serienbrief schreiben.

Abb. 4: Textteil des Edi-Texteditors

# Den fertigen Serienbrief können Sie unter “Druckvorschau” ansehen und ihn dann als einzelne PDF-Datei oder auch in Form von separaten PDF-Dateien exportieren und abspeichern. Letzteres empfehle ich Ihnen insbesondere bei mittleren und großen Mailings (ab ca. 1000 Briefen), weil eine einzelne Datei sonst riesig wird und mehrere GB groß wird.

Weitere Informationen erhalten Sie unter http://www.edi-texteditor.com/de/serienbrief.html.

 

Wie Sie einen Serienbrief verschicken

In diesem Kapitel erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Hilfe des Edi-Texteditors einen Serienbrief über emailbrief.de postalisch versenden.

Zum postalischen Versenden eines Serienbriefes über emailbrief.de befolgen Sie bitte die folgenden 3 Schritte:

  1. Sobald Ihr Serienbrief fertig und die PDF-Datei(en) gespeichert worden sind, begeben Sie sich in den Nutzerbereich von emailbrief.de und melden Sie sich dort mit Ihren Zugangsdaten an.
  2. Klicken Sie dort in der oberen Leiste auf “Upload”.
  3. Wählen Sie in dem neuen Fenster (Abb. 5) zunächst die Druckfarbe (Farbdruck oder Schwarz-weiß) und das Druckverfahren (duplex oder simplex) aus.

Variante 1 (Serienbrief in einer einzelnen PDF-Datei gespeichert):

  1. Kreuzen Sie “Serienbrief” an.
  2. Geben Sie die Seitenanzahl pro einzelnen Brief an.

Variante 2 (Serienbrief in separaten PDF-Dateien gespeichert):

  1. Kreuzen Sie “Serienbrief” NICHT an.
  2. Geben Sie die Seitenanzahl pro einzelnen Brief NICHT an. Der Algorithmus erkennt automatisch wie viele Seiten jede einzelne PDF hat.

Abb. 5: Upload bei emailbrief.de

  1. Wählen Sie nun die PDF-Datei des Serienbriefs bzw. die einzelnen PDF-Dateien von Ihrer Festplatte aus und drücken Sie auf “Auftrag absenden”.
  2. Innerhalb eines Tages nach dem Absenden werden die Briefe von emailbrief.de sorgfältig gedruckt und per Post an die Empfänger verschickt.

Der Grundpreis (je zzgl. 19% USt) eines einseitigen Briefes beträgt 72 Cent (s/w) bzw. 78 Cent (farbig). Jede weitere Seite kostet jeweils 5 Cent (s/w) bzw. 9 Cent (farbig) zusätzlich zum Grundpreis.

Weitere Informationen zu den Preisen finden Sie unter https://emailbrief.de/preise/.

 

Wie Sie Dialogpost verschicken

Falls Sie Ihren Serienbrief günstig in großer Stückzahl ab 45 Cent/Brief (zzgl. 19% USt) als Dialogpost aufgeben möchten, kreuzen Sie auf der Upload-Seite (Abb. 3) zusätzlich “Dialogpost erwünscht” an. So sparen Sie bares Geld beim Porto.

Folgende Punkte müssen Sie beim Versand von Dialogpost mittels emailbrief.de beachten:

  • Sie bestätigen, dass es sich bei dem Brief um inhaltsgleiche, werbliche Sendungen handelt. Dazu zählen Einladungen, Sparangebote, Gutscheine und Informationsschreiben. Der Versand von Rechnungen ist nicht erlaubt.
  • Der Versand als Dialogpost erfordert mindestens 4.000 Briefe deutschlandweit und kostet ab 44 Cent pro Brief (zzgl. 19% USt)
  • Der Versand als Dialogpost easy erfordert mindestens 500 Briefe deutschlandweit und kostet ab 54 Cent pro Brief (zzgl. 19% USt)

 

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